開立電子發票一定要加值中心嗎?如何選擇?

 

電子發票加值中心的必要性

要回答這個問題,必須先了解電子發票加值中心究竟為公司行號提供了什麼價值?如果不使用加值中心會有什麼問題,這些問題是不是有可能克服?

公司行號開立電子發票最重要的就是將發票資料上傳。上傳的資料範圍包含各種狀態的發票(開立、作廢或注銷等)、折讓單的資料(也有開立與作廢的情形)以及空白未使用發票號碼的上傳。資料上傳財政部時,需要以財政部規定的資料交換格式去整理以及表達資料內容,而這個資料交換格式 (XML) 是一般人無法理解或處理的,必須借助 IT 專業人員的幫忙。這是一般開立電子發票時,會選擇加值中心的第一個原因。

為避免稅務處理的延誤,電子發票相關資料的上傳是有時間規定的。然而每張發票的開立、或作廢的時間不一,再加上折讓單的情形。如果不是以資訊系統做有序的處理,很可能就會錯失正確上傳的時機。甚至同一張發票若注銷再重開,上傳的步驟如果沒有按照一定的順序執行的,即使資料正確也會被打回票。這種種的狀況如果沒有一套完整、穩定的資訊系統,就會很容易出錯。所以一般公司行號如果沒有強大的 IT 部門以及足夠的 IT 資源,就會委外尋找可信賴的加值中心來處理電子發票。

除了解決資料上傳的技術問題外,選擇加值中心也可以讓發票的開立變得十分簡單。因為電子化了,你可以將訂單的資訊從其他的地方(例如 PCHome、蝦皮等電商平台、公司自家的 ERP 或進銷存系統、甚至自己手打的 Excel 表單)匯到加值中心平台中,並直接轉成發票。有些加值中心甚至會提供雲端式的店家後台,讓你可以用網路瀏覽器就可以開發票,不需要加裝軟體。因為各加值中心提供的服務內容都不盡相同,所提供的程式功能也有很大的差異。這就是為什麼這篇文章要教大家如何選擇加值中心的原因了。

 

如何選擇加值中心

目前全國約一百多家加值中心是經過財政部核可的(未經核可,自己開發軟體來幫公司行號上傳發票的就暫不考慮了)。但即使經過核可,各家的服務水準還是有很大的差異。好的加值中心會讓你覺得電子發票真的很方便。但如果你選擇服務不夠完善的加值中心,很可能讓你覺得電子發票很不順、甚至有聽過公司因作業錯誤太離譜而遭國稅局罰款的情況。那麼該要如何選擇加值中心呢?電子發票和貴公司的財務有關,我們建議以作業正確、穩定、高服務水準等做為主要的考慮因素。分別說明如下:

正確性

判斷加值中心有沒有把工作做好,最簡單的方法就是看上傳的錯誤率。你若選擇了優良的加值中心,可能開了一整年的發票都不會遇到資料上傳錯誤的情形。反過來說,如果你每期都有至少一、二張發票有資料上傳錯誤的情形,那就需要了解加值中心是不是哪方面的作業不夠完善。電子發票會發生上傳錯誤,不外以下幾種狀況:

  • 資料不正確。這大部分發生在買方提供的資料有問題,導致上傳財政部後被退回。
  • 公司對開立電子發票的相關規定不清楚。例如交易完成二天後才去開 B2C 發票、或是不按照發票號碼的順序開立發票等。這雖然可歸為使用者的錯誤,不過優良的加值中心軟體應該提供資料防呆,以減少使用者因不清楚作業流程所產生的問題。
  • 加值中心本身的資訊軟體發生問題。大家可不要小看電子發票的資料處理,裡面的相關規定其實還蠻複雜的。如果系統軟體沒做好資料檢核的工作,甚至軟體本身的設計品質不佳,那麼發生上傳錯誤也就不是太意外的事了。

簡易好用

這部份的看法可能見仁見智,不過還是可以從幾個地方看到加值中心是否用心。例如加值中心是否會自動幫你把每期的字軌配號下載下來,還是要你自行去處理配號、空白發票號碼會不會自動上傳等等。以下提出幾點大家比較容易評估的事項:

  • 有沒有提供雲端介面,不需安裝軟體就可以使用?
  • 操作畫面設計的是否友善?所需要的功能或資料好不好找?
  • 系統反應速度快還是慢。有些加值中心可能程式設計問題或是硬體設備不足,緩慢的系統反應會浪費你許多寶貴的時間。
  • 資料輸入有沒有防呆?錯誤訊息會不會難以理解?

服務水準

系統安全、穩定不當機是最起碼的要求。如果加值中心要做系統維護的話,維護的頻率高不高?維護的理由是什麼(為了提供更好、更多的功能,還是只是為了能正常的維運)?每次維護的時間長短(半小時、一小時還是一小時以上)。這些都可以用來判斷加值中心的基本營運水準。

再好的系統也免不了會有大大小小的問題。所以當用戶反應時問題,加值中心的回應速度如何也是一個需要評估的因素。加值中心會在 30 分鐘內有基本的回應,還是等了一整天、甚至更長的時間才有人來處理你的問題。初步回應後,是不是真正的去處理問題、還是實問虛答敷衍了事?萬一真的是系統的 bug,加值中心會花多長的時間才把問題解決?

最後還可以看看加值中心是不是會不斷的進步,改善他們的系統軟體。如果系統功能提昇了,能免費升級還是要付費購買新版本?這些都可以用來衡量加值中心的整體服務水準。

附加功能

加值中心如果對於以上三大考量都能符合你的要求,基本上已是個合格的加值中心。剩下的可以考慮加值中心提供了哪些附加服務。例如有些加值中心還額外提供了訂單管理、商品管理、客戶管理等功能。如果費用相差不大,店家本身也還沒有相關的資訊系統,那麼這些附加功能就有不錯的加分效果。又如有些加值中心基於環保的考量,可將B2C的發票紙本用A4紙印出,而不是只能選擇污染性較高的熱感紙。如果你覺得加值中心做這些事對你有意義,那麼也可以列入選擇時的考量。

 

結語

有些讀者可能會好奇為什麼沒把價格因素列入討論?原因是加值中心的服務差異很大。雖然都能開發票,有些加值中心讓用戶覺得電子發票真的很便利,但也有些反而讓用戶覺得電子發票更麻煩。用表面上一張發票平均費用多少,無法評估其背後服務真正的價值。至於怎麼知道加值中心實際的服務水準?建議除了詢問身邊朋友有沒有使用加值中心的經驗外,如果可以要到測試帳號實際體驗看看,應該是最可靠的。

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