如何導入電子發票

許多得知電子發票的便利,想要開立電子發票的朋友們共同的困擾就是:導入電子發票究竟要從哪裡開始?相信各位一定曾經嘗試過收集各種相關資料。但不論是財政部的官方文件, 還是同業或加值中心的經驗分享,多數人看完之後還是會覺得沒有什麼頭緒。加上很多文件會提到電子發票的許多專有名詞,讓原本就只有似懂非懂的概念顯得更加模糊而不知如何動手。雖然聽說已導入電子發票的同業是如何方便,也只能將電子發票的上線進度一再的往後延。

其實,電子發票的導入一點都不困難。你需要的,是一個切實可行的執行步驟。易發票以多年來承辦無數案件的經驗,告訴你只需以下三個步驟:

 

一、選擇可信賴的加值中心

這可不是業配,而是現實狀況的說明哦。除非你公司的 IT 部門夠大,而且有多餘的時間來處理新的業務(電子發票),否則要以一個公司去獨力處理電子發票上傳以及相關的規定是不切實際的。你要思考的是如何挑選一家優良的加值中心來協助你的公司充分享受電子發票的便利,而不是面對導入上線後的一堆問題。一個好的加值中心要能做到系統軟體功能完整且不出錯、專業知識正確不誤導、以及能夠即時反應並協助解決問題,讓人安心的客服。

二、向國稅局申請電子發票專用字軌

接著你需要取得電子發票的專用字軌,因為你過往所取得的字軌號碼不能適用於電子發票。此時你需要向國稅局遞交申請書並提供必要的檢附文件,想辦法通過審核(收到國稅局的核准公文)就具備開立電子發票的資格了。想知道如何申請字軌,請參考「如何申請電子發票」這篇文章。如果在這裡卡關或嫌麻煩,也可以使用易發票的字軌申請代辦服務。

三、登入財政部整合平台完成取號與授權

國稅局審核通過字軌申請之後,你會發現核准公文上只有說明核准的字軌組數,卻沒有實際的發票號碼,這樣該怎麼開立發票呢?其實字軌號碼配發是透過財政部的電子發票整合平台處理。所以當字軌被核准後,要到這個平台去取得屬於貴公司的配號。服務比較完善的加值中心會在財政部每期配發新號碼時自動為你的公司取號,這樣不但省麻煩還可以避免期初忘了取號造成無法開立發票的問題。要讓加值中心為你自動取號以及執行其他的服務,你需要到財政部的電子發票整合平台去執行授權加值中心的動作

 

如果你依照上述的步驟一一完成,很快你就可以開始開立電子發票了。至於發票開立之外, 有沒有 ERP、進銷存、POS、或是線上購物車等系統要整合,需不需要添購相關的硬體設備,以及後續的稅務申報應該怎麼處理等。這些都是在導入之前就需要考慮到的重點。建議你在選擇加值中心時,可以先和加值中心諮詢這些議題。一方面有機會獲得比較專業的建議,另一方面也可以藉此了解加值中心的專業程度與可信賴度,作為你選擇加值中心的參考。

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